Privacybeleid

Versie: 02-09-2026 · Verantwoordelijke: Agent Hero

1. Over dit privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe Agent Hero (hierna: “wij”, “ons” of “de Verwerkingsverantwoordelijke”), handelend onder de naam Agent Hero, persoonsgegevens verwerkt in het kader van het SaaS-platform Agent Hero (hierna: “het Platform”). Het Platform biedt conversational lead qualification: een embeddable widget, AI-gestuurde gesprekken, leadscoring en een beheeromgeving voor zakelijke klanten.

Wij verwerken persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Dit beleid is bedoeld voor bezoekers van onze website, gebruikers van het Platform (klanten/beheerders) en — voor zover relevant — websitebezoekers die via een widget van een klant met het Platform interacteren.

2. Wie is verantwoordelijk?

Agent Hero
[adres invullen in admin]
KVK: [KVK-nummer invullen in admin] · BTW: [BTW-nummer invullen in admin]
E-mail: chat@agenthero.nl · Telefoon: [telefoon invullen in admin] · Website: https://agenthero.nl

Voor vragen over privacy en de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres. Vermeld “Privacy” in het onderwerp.

3. Rollen: wanneer zijn wij verwerkingsverantwoordelijke?

De rol van Agent Hero verschilt per situatie:

• Onze website en marketing (bijv. demo-aanvragen, registratie, nieuwsbrief): wij zijn verwerkingsverantwoordelijke.
• Account- en abonnementsgegevens van klanten (tenants): wij zijn verwerkingsverantwoordelijke.
• Gesprekken en leads via de widget op de website van een klant: de klant (tenant) is in principe verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van zijn websitebezoekers. Wij verwerken deze gegevens als verwerker in opdracht van de klant, op basis van een verwerkersovereenkomst en de instructies van de klant. De klant is verantwoordelijk voor een eigen privacyverklaring richting bezoekers en voor een rechtsgrond (bijv. toestemming of gerechtvaardigd belang).

4. Welke gegevens verwerken wij?

4.1 Bezoekers van onze website

• Contact- en identificatiegegevens (naam, e-mail, bedrijfsnaam bij demo-aanvraag of registratie).
• Technische gegevens (IP-adres, browsertype, apparaat, referrer, tijdstempels) via serverlogs en beveiligingsmaatregelen.
• Cookie- en vergelijkbare technische gegevens (zie §10).

4.2 Gebruikers van het Platform (klanten)

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, wachtwoord (gehasht, nooit leesbaar opgeslagen).
• Abonnements- en facturatiegegevens (plan, betaalstatus; betalingsgegevens worden verwerkt door onze betaalprovider).
• Configuratie van websites, widgets, AI-instructies en notificatievoorkeuren.
• Gebruiks- en loggegevens (inlogmomenten, API-aanroepen, AI-verbruik, diagnostiek voor support en verbetering).

4.3 Websitebezoekers via klant-widgets (verwerker)

Wanneer een bezoeker chat via een widget die door een klant op diens website is geplaatst, kunnen wij — in opdracht van die klant — onder meer verwerken:

• Gespreksinhoud (berichten, antwoorden, eventueel geüploade foto’s indien ingeschakeld).
• Lead- en contactgegevens die tijdens het gesprek worden verzameld (bijv. naam, e-mail, telefoon, adres, dienst/interesse).
• Metadata: sessie-id, tijdstempels, widget- en website-identificatie, beperkte technische context.
• AI-analyse: intentie, score, samenvatting en gestructureerde extractie ten behoeve van leadkwalificatie.

Wij verzamelen bewust geen gegevens die niet nodig zijn voor de dienst. Klanten bepalen welke velden en gespreksstappen actief zijn.

5. Doeleinden en rechtsgronden

Doel	Rechtsgrond (AVG)
Leveren en beheren van het Platform (account, widget, dashboard)	Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
Abonnementen, facturatie en betalingen	Uitvoering overeenkomst; wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub b/c)
AI-gestuurde gesprekken, leadkwalificatie en websitekennis (scraping)	Uitvoering overeenkomst met klant; bij bezoekers: instructie klant als verwerkingsverantwoordelijke
Beveiliging, fraudepreventie, misbruikdetectie	Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f)
Support, storingsanalyse en platformverbetering	Gerechtvaardigd belang; waar nodig uitvoering overeenkomst
Marketing (demo, nieuwsbrief) — indien van toepassing	Toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van kanaal
Wettelijke bewaarplichten (administratie)	Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c)

6. AI-verwerking en geautomatiseerde besluitvorming

Het Platform gebruikt kunstmatige intelligentie (via externe AI-providers, zoals OpenRouter en onderliggende modellen) om gesprekken te voeren, intenties te herkennen, leads te scoren en website-inhoud te analyseren. Er worden geen volledig geautomatiseerde besluiten genomen met rechtsgevolgen of vergelijkbare significante impact voor betrokkenen zonder menselijke tussenkomst. Leadscores en suggesties zijn hulpmiddelen voor de klant; de klant beslist over opvolging.

Prompts en gespreksinhoud kunnen tijdelijk worden verwerkt door AI-providers conform hun voorwaarden. Wij sluiten verwerkersovereenkomsten af waar vereist en beperken doorgifte tot wat noodzakelijk is voor de dienst.

7. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen met:

• Infrastructuur- en hostingpartners (servers, database, e-mailbezorging zoals SMTP-providers).
• AI-providers (bijv. OpenRouter en gekoppelde modellen) voor verwerking van prompts en antwoorden.
• Betaalprovider Mollie voor abonnementen en betalingen.
• Professionele adviseurs (accountant, jurist) indien nodig en onder geheimhouding.
• Overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Een actuele lijst van categorieën verwerkers is op verzoek beschikbaar via chat@agenthero.nl.

8. Doorgifte buiten de EER

Wij streven ernaar gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Indien verwerkers gegevens buiten de EER verwerken, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s) of een adequaatheidsbesluit, conform de AVG.

9. Bewaartermijnen

• Accountgegevens klanten: gedurende de overeenkomst en daarna maximaal 24 maanden, tenzij een langere wettelijke bewaarplicht geldt.
• Facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Gesprekken en leads (verwerker): conform de instellingen en instructies van de klant; standaard zolang het account actief is, tenzij de klant verwijdert of wij contractueel anders overeenkomen.
• Server- en beveiligingslogs: doorgaans maximaal 90 dagen.
• AI-gebruikslogs (diagnostiek): beperkt tot wat nodig is voor facturatie, support en verbetering; persoonsgegevens worden waar mogelijk gepseudonimiseerd of geaggregeerd.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze eigen website gebruikt functionele cookies die noodzakelijk zijn voor inloggen en beveiliging. Analytische of marketingcookies plaatsen wij alleen met uw toestemming, voor zover wij die inzetten.

De widget die klanten op hun eigen website plaatsen, gebruikt geen cookies op de website van de bezoeker. Sessie-identificatie gebeurt via een server-side sessie-id (in geheugen tijdens het gesprek). De klant is verantwoordelijk voor passende privacy-informatie op zijn eigen website.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde opslag van gevoelige instellingen (API-sleutels, wachtwoorden), toegangsbeperkingen, tenant-isolatie in de database, TLS voor dataverkeer en periodieke evaluatie van risico’s. Geen enkele methode is 100% veilig; bij een datalek dat waarschijnlijk een hoog risico voor betrokkenen oplevert, melden wij dit conform de AVG.

12. Uw rechten

Betrokkenen hebben — afhankelijk van de situatie — de volgende rechten:

• Inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens.
• Beperking van verwerking en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Dataportabiliteit (voor gegevens die u ons hebt verstrekt op basis van toestemming of overeenkomst).
• Intrekken van toestemming (zonder terugwerkende kracht).

Websitebezoekers van een klant-widget: richt uw verzoek primair tot de klant (de verwerkingsverantwoordelijke). Wij ondersteunen klanten als verwerker bij het afhandelen van verzoeken.

Gebruikers van ons Platform: neem contact op via chat@agenthero.nl. Wij reageren binnen één maand, of informeren u bij complexe verzoeken over een verlenging.

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

13. Minderjarigen

Het Platform is niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verwerken bewust geen gegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of voogd. Neem contact op als u vermoedt dat wij dergelijke gegevens hebben verwerkt.

14. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen bij wijzigingen in wetgeving, het Platform of onze verwerkingen. De actuele versie staat op deze pagina met vermelding van de datum “02-09-2026”. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij geregistreerde klanten via e-mail of het dashboard.

15. Contact

Vragen over dit privacybeleid? Neem contact op met Agent Hero via chat@agenthero.nl of [telefoon invullen in admin].